Подготовка листов Excel к печати

Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати:

• ориентация страницы;

•  настройка полей;

•  добавление колонтитулов;

•  сортировка данных;

•  фильтрация;

•  отображение заголовков строк и столбцов на всех страницах;

•  скрытие ячеек и листов;

•  разбиение на страницы.

Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная. Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Он хорош для вывода черновиков, но совершенно не подходит для печати чистовых документов, которые должны быть хорошо оформлены и не терпят присутствия излишней информации. Поэтому перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.

Подведение итогов

В упражнениях этого занятия были рассмотрены вопросы выбора диапазона печатаемых ячеек, настройки параметров страницы и формирования схемы разбиения листа Excel на страницы. Вы научились фильтровать и сортировать строки, скрывать ячейки, дублировать заголовки таблиц. Наконец, вы теперь умеете под- ' гонять размеры выводимой области под формат страницы, печатать одновремен- ' но несколько листов в нескольких экземплярах. Самым полным справочником по всем возможностям, предоставляемым программой Excel 2000, является книга Б. Карпова «Microsoft Excel 2002: справочник» («Питер», 2001). Это занятие завершает серию упражнений, посвященных описанию второго приложения комплекта Microsoft Office XP. Три следующих занятия описывают программу PowerPoint, предназначенную для организации презентаций.